Mantenimiento de Registros y Archivos del Registro de Votantes

Actualmente en California, cada uno de los 58 condados del estado controla y da mantenimiento a sus propias bases de datos locales de registro de votantes, y la Secretaria de Estado de California da mantenimiento a otra base de datos de registro de votantes que consta de todos los registros recopilados de cada uno de los condados de todo el estado. En el Condado de San Bernardino, cuando una persona se registra para votar, su información del registro de votantes, que incluye su nombre, domicilio residencial y postal, y preferencia de partido político, se introduce manualmente en una base de datos local de registro de votantes.

En todas las bases de datos, los registros de votantes se clasifican en cuatro categorías de votantes:

1. Registros Activos:  Esta categoría consiste en registros de votantes en los que la información de registro ha sido cotejada con la base de datos del Estado. Los registros de votantes activos se incluyen en las listas de correo para todos los materiales electorales para todas las elecciones en las que el votante es elegible para votar, y estos registros se incluyen en la Lista de Votantes que está disponible en la casilla electoral asignada el Día de las Elecciones. El material electoral puede incluir Guías de Información para el Votante, Boletas de Voto por Correo Oficiales y Tarjetas de Aviso al Votante.

2. Registros Inactivos:  Esta categoría consiste en registros de votantes en los que la información de registro se ha verificado previamente contra la base de datos del Estado, pero se ha recibido nueva información que aún no se ha verificado con el votante. Los registros de votantes inactivos no se incluyen en ninguna lista de correo para materiales electorales; sin embargo, el votante sigue estando calificado para votar en las elecciones correspondientes. Los registros de votantes inactivos también se incluyen en la Lista de Votantes que está disponible en la casilla electoral asignada el Día de las Elecciones.

3. Registros Pendientes:  Esta categoría consiste en registros de votantes cuya información de registro no se ha podido cotejar con la base de datos del Estado. Normalmente, los registros de votantes pendientes no se pueden cotejar con la base de datos del Estado porque falta información, que debe ser facilitada por el votante. Cuando se reciba nueva información del votante y dicha información se coteje con la base de datos del Estado, ese registro de votante pasará a la categoría activa. Los registros de votantes pendientes no se incluyen en ninguna lista de correo para materiales electorales y no se incluyen en la Lista de Votantes.

4. Registros Cancelados:  Esta categoría consta de registros de votantes en los que la información de registro ya no es válida. Por lo general, los registros de votantes se cancelan porque se ha recibido información fiable que confirma que el votante ya no es elegible para votar en el Condado. Los registros de votantes cancelados no se incluyen en ninguna lista de correo para materiales electorales y no se incluyen en la Lista de Votantes.

El Registro de Votantes acepta Tarjetas de Registración de Votantes completadas de ciudadanos individuales y de varias organizaciones públicas incluyendo el Departamento de Vehículos Motorizados de California (DMV), agencias de asistencia pública, y otras agencias financiadas por el estado. Además de aceptar las Tarjetas de Registración de Votantes completadas, el Registro de Votantes se involucra en la difusión del registro de votantes alentando a los ciudadanos elegibles a registrarse para votar en el Condado de San Bernardino. Las actividades de difusión del registro de votantes incluyen:

• Promover la opción de Registro de Votantes en Línea de California y proporcionar un enlace en el sitio web del Registro de Votantes.
• Distribución de Información Visual para el Votante, que incluye Formularios de Registro de Votantes junto con otra información para el votante, en muchos lugares de todo el condado.
• Promover las Semanas de Educación para el Votante en Escuelas Preparatorias.
• Promover el Día Nacional del Registro de Votantes.
• Promover la Semana Nacional de la Educación del Votante.
• Proporcionar material para la difusión del registro de votantes en eventos locales.
• Proporcionar capacitación al público para las organizaciones interesadas en llevar a cabo campañas de registro de votantes.
• Proporcionar capacitación a las agencias de asistencia pública en relación con sus responsabilidades de cumplimiento de la Ley Nacional de Registro de Votantes (NVRA) junto con la Oficina de la Secretaria de Estado.

El mantenimiento de los archivos de votantes es el proceso que usan los funcionarios electorales del condado para garantizar que sus listas de registro de votantes sean precisas. El Código Electoral de California exige procedimientos específicos para el mantenimiento de los archivos para conservar actualizados los registros de votantes. El Registro de Votantes no solo lleva a cabo los procedimientos exigidos por el Estado, sino que también realiza una serie de auditorías internas opcionales diarias, semanales y mensuales para identificar posibles registros duplicados e información de registro no válida.

Actividades para el Mantenimiento de Archivos Exigidas por el Estado:

El Registro de Votantes lleva a cabo una serie de actividades para el mantenimiento de archivos exigidas por el estado que implican la actualización de los registros basándose en correspondencia recibida de otras agencias gubernamentales. La lista de votantes registrados del Condado se coteja usando los datos de las siguientes agencias:

• Información del Servicio Postal de Estados Unidos sobre Cambios de Dirección Nacional (National Change of Address, NCOA), que se recibe y procesa mensualmente
• Información del Departamento de Vehículos Motorizados sobre Cambio de Dirección (Department of Motor Vehicles Change of Address, DMVCOA), que se recibe y procesa semanalmente
• Las Boletas de Voto por Correo Oficiales del Registro de Votantes del Condado de San Bernardino, las Guías de Información para el Votante y otra correspondencia devuelta por el Servicio Postal de Estados Unidos como “imposible de entregar”
• El Departamento de Salud Pública del Condado de San Bernardino y la Secretaria de Estado en relación con personas fallecidas
• Otros condados de California en los casos en los que los votantes se han vuelto a registrar en su condado
• La Secretaria de Estado durante las revisiones de duplicados de registros de votantes de todo el estado, que se reciben y procesan aproximadamente dos veces por semana

Actividades Opcionales para el Mantenimiento de Archivos:

Además de las actividades de mantenimiento de archivos exigidas por el estado, el Registro de Votantes realiza diversas auditorías internas.

• Auditoría de Registros Duplicados – Esta auditoría identifica posibles registros duplicados. Aplicando diversos criterios, el Registro de Votantes elabora reportes que identifican posibles registros duplicados. Cuando se confirman las coincidencias, los registros de votantes duplicados se fusionan.
• Auditoría de Estandarización de Direcciones – Esta auditoría identifica las direcciones postales que no siguen los estándares sobre direcciones del Servicio Postal de Estados Unidos. Los votantes se benefician de esta auditoría porque es probable que el correo electoral con direcciones estandarizadas del Servicio Postal de Estados Unidos (United States Postal Service, USPS) llegue antes.
• Auditoría de Información No Válida – Esta auditoría busca información de registro no válida, incluyendo números de licencia de conducir, códigos postales o números de teléfono. Esta información se compara con las imágenes de la tarjeta de registración de votante para determinar si existe un error tipográfico. Los registros de votantes se corrigen o se elimina la información no válida.

El Registro de Votantes da mantenimiento a una base de datos de registro de votantes de aproximadamente un millón de registros activos. De los ciudadanos elegibles del Condado, el 78% están registrados para votar. En el Condado de San Bernardino vive aproximadamente el 5% de los votantes registrados de todo el estado.

Las cifras de registro de votantes del Condado de San Bernardino, incluido el desglose de partidos políticos por distrito, se actualizan regularmente en el sitio web del Registro de Votantes y pueden consultarse en el Reporte Semanal de Registro. Los datos de registro de votantes de todo el estado se pueden encontrar en el sitio web Estadísticas del Registro de Votantes de la Secretaria de Estado.