El Código Electoral de California exige procedimientos específicos para el mantenimiento de los archivos para conservar actualizados los registros de votantes. El Registro de Votantes no solo lleva a cabo los procedimientos exigidos por el Estado, sino que también realiza una serie de auditorías internas opcionales diarias, semanales y mensuales para identificar posibles registros duplicados e información de registro no válida.
Actividades para el Mantenimiento de Archivos Exigidas por el Estado:
El Registro de Votantes lleva a cabo una serie de actividades para el mantenimiento de archivos exigidas por el estado que implican la actualización de los registros basándose en correspondencia recibida de otras agencias gubernamentales. La lista de votantes registrados del Condado se coteja usando los datos de las siguientes agencias:
- Información del Servicio Postal de Estados Unidos sobre Cambios de Dirección Nacional (National Change of Address, NCOA)
- Información del Departamento de Vehículos Motorizados sobre Cambio de Dirección (Department of Motor Vehicles Change of Address, DMVCOA)
- Las Boletas de Voto por Correo Oficiales del Registro de Votantes del Condado de San Bernardino, las Guías de Información para el Votante y otra correspondencia devuelta por el Servicio Postal de Estados Unidos como “imposible de entregar”
- El Departamento de Salud Pública del Condado de San Bernardino y la Secretaria de Estado en relación con personas fallecidas
- Otros condados de California en los casos en los que los votantes se han vuelto a registrar en su condado
- La Secretaria de Estado durante las revisiones de duplicados de registros de votantes de todo el estado
Actividades Opcionales para el Mantenimiento de Archivos:
Además de las actividades de mantenimiento de archivos exigidas por el estado, el Registro de Votantes realiza diversas auditorías internas.
- Auditoría de Registros Duplicados – Esta auditoría identifica posibles registros duplicados. Aplicando diversos criterios, el Registro de Votantes elabora reportes que identifican posibles registros duplicados. Cuando se confirman las coincidencias, los registros de votantes duplicados se fusionan.
- Auditoría de Estandarización de Direcciones – Esta auditoría identifica las direcciones postales que no siguen los estándares sobre direcciones del Servicio Postal de Estados Unidos. Los votantes se benefician de esta auditoría porque es probable que el correo electoral con direcciones estandarizadas del Servicio Postal de Estados Unidos (United States Postal Service, USPS) llegue antes.
- Auditoría de Información No Válida – Esta auditoría busca información de registro no válida, incluyendo números de licencia de conducir, códigos postales o números de teléfono. Esta información se compara con las imágenes de la tarjeta de registración de votante para determinar si existe un error tipográfico. Los registros de votantes se corrigen o se elimina la información no válida.